GESTÃO DE PROCESSOS

Nesta postagem irei somente acrescentar alguns assuntos mais detalhados, que considero importante sobre a gestão de processos dentro de uma empresa e os benefícios que podem trazer.

Qual a importância da gestão de processos?

Permite conhecer melhor seu negócio

Através da arquitetura de processos, que é baseada na cadeia de valor, podemos ter uma visão sistêmica da organização, entender seus macroprocessos e, a partir disso, integrar todos os processos da empresa. A cadeia de valor,  permite obter, em um diagrama simples, o panorama de todas as atividades que a organização precisa realizar para cumprir sua missão.

Ajuda a ter processos claros e bem definidos

Os processos ponta a ponta ajudam a identificar melhor o fluxo de atividades porque adotam uma visão alto nível do trabalho. Isso evita o risco de um detalhamento excessivo na hora de estabelecer os limites do processo. Com esse diagrama é possível obter um panorama daquilo que precisa ser feito para agregar valor aos seus clientes

Possibilita a mensuração de resultados

A lógica do processo ponta a ponta é bem clara: vai desde o gatilho inicial (entrada) até a geração de valor ao negócio, passando pelos diversos departamentos necessários. Ou seja, a gestão de processos se baseia em resultados. Isso facilita a mensuração através de indicadores-chave de performance (KPIs), que passam a trazer números mais assertivos. Além disso, o fato de o processo estar orientado a resultados auxilia no momento de interpretar o que o indicador está mostrando.

Cria sinergia entre as pessoas e as áreas

Entender o processo de negócio como um todo possibilita que as pessoas compreendam como o seu trabalho afeta no trabalho das outras pessoas, criando um senso de responsabilidade e melhorando o engajamento. Elas passam a entender o sentido por trás das tarefas que realizam e a conectá-las a pedaços do processo, anteriormente funcional, atribuindo-lhes um significado.

Benefícios da gestão de processos

1. Rapidez na tomada de decisão

Ao ter controle da performance do processo, é possível tomar decisões mais acertadas, pautadas em informações confiáveis. Assim, a organização conquistará agilidade para se adaptar rapidamente a mudanças no mercado ou a quedas de performance. Sem uma gestão de processos, isso dificilmente seria possível.

2. Redução de custos

Ao analisar a performance de um processo e seu fluxo é possível identificar desperdícios nos processos. Isso possibilita agir na causa raiz dos problemas, reduzindo os custos ocasionados por estes desperdícios.

Altos custos em processos estão normalmente associados a atividades mal organizadas e até à falta de visibilidade do processo. A gestão de processos traz mais clareza para o trabalho e busca formas de tornar a sua execução a melhor possível.

3. Otimização do tempo

Entender o fluxo do processo e sua performance permite analisar e reconhecer as etapas do processo que não estão fluindo como o desejado. Assim, é possível realizar ações para otimizar as atividades, eliminando pontos de bloqueio do processo (gargalos) e otimizando o tempo dos processos.

4. Aumento da satisfação dos clientes

A gestão de processos visa equilibrar os desejos dos clientes com os objetivos da organização, tendo como foco os resultados. Por isso, todo o trabalho realizado precisa colaborar diretamente com a entrega de valor ao cliente. Processos mais fluídos impactam positivamente na experiência do consumidor, contribuindo para que suas interações sejam as melhores possíveis com a organização.

5. Transparência nos processos

Outro benefício da gestão de processos é tornar os processos mais compreensíveis para todos, melhorando a comunicação entre os stakeholders. Dessa forma, tanto os gerentes como os executores do processo estarão alinhados com os resultados que o processo traz e o que deve ser feito para atingi-los.

6. Padronização dos processos

Quando as organizações contratam novos colaboradores alguém precisa ensinar o trabalho para os novatos, não é mesmo? A gestão de processos facilita essa transferência de conhecimento dando suporte através de uma documentação coesa e organizada do processo. Mesmo para colaboradores já experientes, a documentação padronizada dos processos serve como apoio para realizar suas atividades. Sempre que algo fugir da memória, ele poderá consultar a documentação feita. Assim, a empresa reduzirá os custos destinados para capacitação, facilitando a entrada de novos colaboradores.

7. Fortalecimento de papéis

A gestão de processos contribui para a consolidação de papéis dentro do processo. Isso significa que cada participante do processo terá mais consciência do impacto do seu trabalho no resultado final, influenciando positivamente na motivação dos colaboradores. Uma vez que os papéis estejam bem definidos, você verá que o fluxo do processo será mais assertivo.

8. Melhor distribuição de recursos

Processos bem estruturados facilitam a distribuição de recursos, pois dão visibilidade ao que realmente precisa ser feito. Lembra das práticas de gestão de processos citadas anteriormente? Através delas é possível perceber a melhor forma de um processo ser executado e garantir a repetibilidade do conjunto lógico de atividades.

9. Automação de processos

A tecnologia e a gestão de processos estão intimamente conectadas, mas não adianta nada simplesmente automatizar o caos! Antes de levantar algum projeto de automação, é preciso conferir se o processo está operando na sua melhor performance e executar ações de transformação, caso seja necessário. Nesse sentido, a gestão de processos contribui para “arrumar a casa”, garantindo melhor desempenho dos processos após a automação.

BIBLIOGRAFIA:

EUAX.COM.BR/2019